Ga naar inhoud

Operationele en tactische meetings

Een platform dat meerdere workload teams bedient, heeft vaste momenten nodig om te praten. Deze pagina beschrijft twee terugkerende meetings tussen het platformteam en de klant, en wat je op de agenda zet. Het patroon werkt in beide beheermodellen: in het managed model zijn de deelnemers XMMS en het cloudteam van de klant; in het zelfbeheermodel zijn het je platformteam en zijn stakeholders.

Frequenties, deelnemers en tools hieronder zijn suggesties. Spreek je eigen af in het contract of het onboardingdocument.

Operationele meeting Tactische meeting
Doel Het dagelijkse werk laten doorlopen Het sturen van de service en het platform
Frequentie Om de twee weken (voorbeeld) Maandelijks of per kwartaal (voorbeeld)
Duur 30 tot 60 minuten 60 minuten
Deelnemers Engineers van het platformteam, het cloudplatformcontact van de klant, indien nodig een securitycontact Service owner, teamlead van het platformteam, security officer of architect, product owner van het platform
Input Openstaande work items, incidenten, geplande wijzigingen, release notes Maandelijkse health check, cijfers over het servicelevel, post-mortems, roadmap
Output Besluiten over work items, een lijst met acties met eigenaren Prioriteiten, verbeteringen, geaccepteerde risico's, afspraken over releasevensters

Operationele meeting

Agenda

  1. Acties van de vorige meeting.
  2. Nieuwe functies en releases: welke versie is uit, welke staat gepland, wanneer die wordt genomen (Wat te doen als een nieuwe versie wordt gereleased). Vraag naar aankomende tooling-updates die van Microsoft afhangen (bijvoorbeeld een nieuwe basisimage voor de build agents) en wie ze in de gaten houdt.
  3. Work items: openstaande standaardwijzigingen en aanvragen, vooral oude, geblokkeerde of complexe.
  4. Incidenten sinds de vorige meeting en de status van post-mortem-acties.
  5. Manier van werken: verbeteringen in hoe aanvragen worden gedaan en afgehandeld.
  6. Security: bevindingen, uitzonderingen die verlopen, alles waar de security officer over moet beslissen.
  7. Rondvraag en de datum van de volgende meeting.

Regels die het nuttig houden

  • Stuur de agenda en de lijst met work items vooraf.
  • Maak korte notulen: besluiten en acties met een eigenaar en een datum. Kopieer de discussie niet. Bewaar ze op één plek die alle deelnemers kunnen lezen, één pagina per meeting.
  • Leg vast wie er waren en wie zich afmeldde, zodat besluiten herleidbaar zijn.
  • Een actie die niet is gedaan, wordt één keer doorgeschoven en daarna besproken of geschrapt.

Voorbeelduitkomst: minder fouten in complexe aanvragen

Een terugkerend thema in operationele meetings is dat een handmatige aanvraag uit meerdere delen (bijvoorbeeld meerdere spokes met speciale naam- en netwerkafspraken in één aanvraag) menselijke fouten oplevert. Twee opties die besproken zijn:

  1. Houd aanvragen klein. Eén spoke per aanvraag, zodat het werk over engineers verdeeld kan worden.
  2. Laat het workload team zelf de pull request voorbereiden. Dit vraagt autorisatie op de configuratierepository, branch policies met twee goedkeuringen (eerst het platformcontact van de klant, eindgoedkeuring door het platformteam), een bijgehouden IP-plan dat het workload team mag bijwerken en schriftelijke instructies voor het team. Zie Wijzigingsworkflow en Nieuwe spoke.

Tactische meeting

Agenda

  1. De maandelijkse health check: de drie belangrijkste bevindingen en wat eraan te doen.
  2. Servicelevels: beschikbaarheid, oplostijden van incidenten en standaardwijzigingen tegenover de doelen. Licht de uitschieters toe.
  3. Post-mortems en de status van hun acties.
  4. Capaciteit en kosten: quota, budgetten, reserveringen, de groei van het aantal spokes (Kosten en reserveringen).
  5. Security en compliance: trend van de secure score, policy-uitzonderingen, geaccepteerde risico's.
  6. Roadmap: geplande platformversies, nieuwe functies waar workload teams om vragen, onderhoudsvensters voor de komende periode (Onderhoudskalender).
  7. Wijzigingen in de service of in het contract.

Notulensjabloon

# <Operational | Tactical> meeting - <date>

Present: <roles or names>
Absent: <names> (with notice / without notice)

## Agenda
- ...

## Decisions
- ...

## Actions
| Action | Owner | Due |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |

## Work items discussed
<ids of tickets or work items>