Zum Inhalt

Operative und taktische Meetings

Eine Plattform, die mehrere Workload-Teams bedient, braucht feste Gesprächstermine. Diese Seite beschreibt zwei wiederkehrende Meetings zwischen dem Plattform-Team und dem Kunden und was auf die Agenda gehört. Das Muster funktioniert in beiden Betriebsmodellen: Im Managed-Modell sind die Teilnehmer XMMS und das Cloud-Team des Kunden; im Eigenbetrieb sind es dein Plattform-Team und seine Stakeholder.

Häufigkeiten, Teilnehmer und Tools unten sind Vorschläge. Vereinbare deine eigenen im Vertrag oder im Onboarding-Dokument.

Operatives Meeting Taktisches Meeting
Zweck Die tägliche Arbeit in Bewegung halten Den Service und die Plattform steuern
Häufigkeit Alle zwei Wochen (Beispiel) Monatlich oder quartalsweise (Beispiel)
Dauer 30 bis 60 Minuten 60 Minuten
Teilnehmer Engineers des Plattform-Teams, der Cloud-Plattform-Ansprechpartner des Kunden, bei Bedarf ein Security-Kontakt Service Owner, Leitung des Plattform-Teams, Security Officer oder Architekt, Product Owner der Plattform
Input Offene Work Items, Incidents, geplante Änderungen, Release Notes Monatlicher Health Check, Kennzahlen zum Service Level, Post-Mortems, Roadmap
Output Entscheidungen zu Work Items, eine Aktionsliste mit Verantwortlichen Prioritäten, Verbesserungen, akzeptierte Risiken, Einigung auf Release-Fenster

Operatives Meeting

Agenda

  1. Aktionen aus dem letzten Meeting.
  2. Neue Features und Releases: welche Version draußen ist, welche geplant ist, wann sie übernommen wird (Was zu tun ist, wenn eine neue Version veröffentlicht wird). Frag nach anstehenden Tooling-Updates, die von Microsoft abhängen (zum Beispiel ein neues Base-Image für die Build Agents) und wer sie im Blick hat.
  3. Work Items: offene Standardänderungen und Anfragen, besonders alte, blockierte oder komplexe.
  4. Incidents seit dem letzten Meeting und der Status der Post-Mortem-Aktionen.
  5. Arbeitsweise: Verbesserungen daran, wie Anfragen gestellt und bearbeitet werden.
  6. Security: Findings, ablaufende Ausnahmen, alles, worüber der Security Officer entscheiden muss.
  7. Sonstiges und der Termin des nächsten Meetings.

Regeln, die es nützlich halten

  • Schicke die Agenda und die Liste der Work Items vorab.
  • Schreibe ein kurzes Protokoll: Entscheidungen und Aktionen mit Verantwortlichem und Datum. Gib nicht die Diskussion wieder. Lege es an einem Ort ab, den alle Teilnehmer lesen können, eine Seite pro Meeting.
  • Halte fest, wer anwesend war und wer sich entschuldigt hat, damit Entscheidungen nachvollziehbar sind.
  • Eine Aktion, die nicht erledigt ist, wird einmal übertragen und dann besprochen oder fallen gelassen.

Beispielergebnis: Fehler bei komplexen Anfragen reduzieren

Ein wiederkehrendes Thema in operativen Meetings ist, dass eine manuelle Anfrage mit mehreren Teilen (zum Beispiel mehrere Spokes mit besonderer Namensgebung und Netzwerkabsprachen in einer Anfrage) menschliche Fehler produziert. Zwei Optionen, die besprochen wurden:

  1. Anfragen klein halten. Ein Spoke pro Anfrage, sodass die Arbeit auf Engineers verteilt werden kann.
  2. Das Workload-Team den pull request selbst vorbereiten lassen. Das braucht Berechtigungen auf dem Konfigurations-Repository, Branch Policies mit zwei Genehmigungen (zuerst der Plattform-Ansprechpartner des Kunden, die endgültige Genehmigung durch das Plattform-Team), einen gepflegten IP-Plan, den das Workload-Team aktualisieren darf, und schriftliche Anleitungen für das Team. Siehe Änderungs-Workflow und Neuer Spoke.

Taktisches Meeting

Agenda

  1. Der monatliche Health Check: die drei wichtigsten Findings und was dagegen zu tun ist.
  2. Service Levels: Verfügbarkeit, Lösungszeiten von Incidents und Standardänderungen im Vergleich zu den Zielen. Erkläre die Ausreißer.
  3. Post-Mortems und der Status ihrer Aktionen.
  4. Kapazität und Kosten: Quota, Budgets, Reservations, das Wachstum der Zahl der Spokes (Kosten und Reservations).
  5. Security und Compliance: Trend des Secure Score, Policy-Ausnahmen, akzeptierte Risiken.
  6. Roadmap: geplante Plattformversionen, neue Features, die Workload-Teams wünschen, Wartungsfenster für den kommenden Zeitraum (Wartungskalender).
  7. Änderungen am Service oder am Vertrag.

Vorlage für Notizen

# <Operational | Tactical> meeting - <date>

Present: <roles or names>
Absent: <names> (with notice / without notice)

## Agenda
- ...

## Decisions
- ...

## Actions
| Action | Owner | Due |
|---|---|---|
| ... | ... | ... |

## Work items discussed
<ids of tickets or work items>